Intégration par un Hexpert

Si vous préférez, sachez que nous offrons le service d'intégration de documents.

Académie Hexfit

La création de document est une fonction de Hexfit qui est très complète en elle-même. Beaucoup d'options s'offrent à vous, c'est pourquoi nous proposons aux gens qui débutent avec cette fonction de visionner le tutoriel dans notre académie.

Créer un document

⚠️ Notez que vous devez avoir un statut de super administrateur de votre compte pour créer des documents.

Il faut aussi un forfait y donnant accès.

En étapes:

Allez dans l'administration.
Choisissez l'onglet "Documents".
Cliquez "+ Créer un document" en haut à droite de la page.

Cloner, modifier ou supprimer un document

Pour modifier ou faire une copie (clone) d'un document, cliquez sur "Actions" et choisissez l'option voulue.

Pour supprimer un document, cliquez sur simplement sur le bouton "poubelle".

❗ Attention! Cette action est permanente!

Étape 1 - Configuration

Cliquez ici pour en savoir davantage

1. Titre

Inscrivez un titre à votre document.

2. Catégorie

La catégorie facilite le classement. Les documents seront donc regroupés sous la catégorie choisie dans l'administration et dans les interventions de type document.

3. Succursale

Si vous possédez plusieurs succursales, vous pouvez choisir pour laquelle le document sera disponible.

4. Code d'intervention

Les codes d'intervention servent de suivi une fois qu'un document au dossier est rempli.

⚠️ Attention! Si vous en choisissez un qui est "payant", votre client sera facturé à chaque envoi du document.

5. Remplir par le client

Si le document doit être seulement rempli par un professionnel, ne cochez pas cette case. Autrement, il pourra être envoyé pour être rempli par le client.

6. Visibilité par le client

Si vous souhaitez que votre client puisse voir le document une fois rempli. Cochez cette case.

7. Visibilité du document par d'autres professionnels

Si vous ne souhaitez pas que d'autres professionnels puissent voir le document, ne cochez pas cette case.

8. Visibilité du document par certains professionnels choisis

Cliquez sur "plus d'options" pour avoir des choix supplémentaires.

9. Visibilité de la version remplie du document

En cliquant sur "plus d'options" un nouveau menu s'ouvrira vous permettant de choisir le niveau de visibilité pour la version document qui a été remplie.

10. Qui pourra remplir le document

Choisissez qui aura les droits de remplir le document. Cliquez sur "plus d'options" pour ouvrir le menu.

Étape 2 - Création du document

⚠️ La création de documents doit être faite à partir d'un ordinateur. Les versions mobiles (téléphone ou tablette) ne sont pas supportées pour l'instant.

Notez que si vous avez ce message sur ordinateur, il devrait suffire de faire un zoom arrière pour régler la situation.

Barre d'outils

Lors de la création d'un document, vous trouverez dans le haut de la page une barre d'outils offrant un maximum de flexibilité. Grâce à elle, vous pourrez:

Gérer l'affichage et le formatage;
Gérer la mise en forme;
Ajouter des tableaux;
Ajouter des images.

Table

Pour insérer des éléments, il est plus facile de créer un tableau d’abord. Ce dernier pourra par la suite être modifié comme dans "Excel".

Pour ajouter des cellules, allez sur l'onglet "Table" et choisissez le format voulu.

Fusionner des cellules

Sélectionnez celles voulues;
Cliquez sur "Table";
Choisissez "Cell" et en ensuite "Merge Cells".
Les cellules ne deviendront qu'une seule.

Ajouter

En cliquant dans le tableau, vous verrez apparaître "Ajouter" à droite.

Vous pourrez insérer trois types d'éléments dans le document:

Les modules;
Des données;
Des champs.
- Ces éléments sont décrits plus bas.

⚠️Options avancées du tableau

En cliquant sur une cellule, vous verrez apparaître un menu en dessous. Si vous choisissez l'option "Table Properties" vous pourrez choisir plusieurs options avancées.

Vous pourrez choisir des options dans deux onglets, soit "General" ou "Advanced". Parmi ces options, vous retrouverez la largeur et la couleur de la cellule, entre autres.

Voici ce que donne la table si le jaune (yellow ou avec un code qui sera plus précis, par exemple #FCFF61) est choisi comme couleur de fond (Background Color).

Éléments pouvant être insérés dans le document

En cliquant dans le tableau, vous verrez apparaître "Ajouter" à droite. Trois types d'éléments pourront alors être choisi:

Les champs

Cette section permet d'ajouter des composantes sur mesure au document.

Par exemple:

Des zones pour écrire du texte;
Des sections pour inscrire des chiffres seulement;
Des cases à cocher;
Des sélecteurs;
Des menus déroulants.

💡 Astuce: Personnaliser le nom d'une composante

Une fois l'élément ajouté, personnalisez son nom en cliquant sur la zone alphanumérique.

Ce sera particulièrement utile lors de la création d'un rapport ou d'une formule.

Données

Cette section permet d'ajouter à votre document n'importe quelles données du logiciel, même celles que vous avez créées.

Cette donnée sera enregistrée directement dans le dossier du client lorsque le document aura été rempli.

Une fois ajoutée, vous devez également choisir l'unité de mesure dans laquelle la donnée sera enregistrée. Cette donnée sera enregistrée directement dans le dossier du client lorsque le document aura été rempli.

Si vous voulez que la valeur d'une donnée apparaisse par défaut dans le document, cliquez sur "Afficher la valeur du dossier par défaut". Vous pouvez modifier la dimension de l'élément pour saisir du texte.

Modules

Cette section contient des planches à dessins, ainsi qu'une série de protocoles d'évaluation qui sont déjà intégrés au logiciel.

💡 Astuce: Champs en gris foncé

Ce sont ceux qui se calculeront automatiquement selon les résultats saisis ou qui seront insérés au moment de remplir le document grâce aux informations du client.

Ex:

Insérer des formules dans un document

Si vous souhaitez créer un document qui inclut des calculs automatiques, cliquez ici pour en savoir plus.

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Créer un document sur mesure