Insérer des formules dans un document

Il est possible d'insérer vos propres calculs dans un document pour qu'ils soient générés automatiquement à même le document.

Voici les étapes à suivre pour configurer vos calculs automatiques.


Exemple d'un calcul de l'IMC


En étapes

  1. Lorsque vous ajoutez certains champs (nombre, checkbox, Échelle linéaire, menu déroulant) ou une donnée, cliquez sur le petit crayon à droite de "Formules".

❗ Notez que vous pouvez transformer le format des données.

Par défaut, elles auront le format "Numéro", mais vous pourrez les modifier en:

  • "Échelle linéaire";

  • "Menu déroulant";

  • "Checkbox".


2. Configurer une condition particulière à votre calcul tel que:

  • Calcul pour un sexe spécifique;

  • Basé sur l'âge;

  • Sans condition particulière.


3. Créez votre calcul de la même façon que dans Excel en utilisant les symboles suivants: * / + -

4. Créez votre formule en insérant d'autres champs contenus dans votre document. Pour ce faire:

  • Inscrivez simplement le symbole « ! » suivi du nom de votre champ.

  • Le logiciel vous proposera automatiquement les options correspondantes.

  • Une fois sélectionné, le logiciel changera ce que vous avez inscrit pour une clé unique.


Formules les plus courantes

Résultat:

(Intervention de type document)

  • Moyenne: AVERAGE([élément1],[élément2],etc.)

  • Arrondir: ROUND([élément 1]....)

  • Inscrire seulement le plus gros nombre: MAX([élément1],[élément2],etc.)

  • Inscrire uniquement le plus petit nombre: MIN([élément1],[élément2],etc.)

  • Additionner des checkbox: COUNT([checkbox1],[Checkbox2],etc.)

  • Addition: [élément1]+[élément2]

  • Multiplication: [élément1]*[élément2]

  • Soustraction: [élément1]-[élément2]

  • Division: [élément1]/[élément2]

  • Insérer l'âge du client automatiquement: [A]

  • Inscrit zéro si une case n'est pas remplie: zeroIfEmpty([élément1])*zeroIfEmpty([élément2),etc.


Checkbox, échelle linéaire, menu déroulant ou données

Checkbox:

Si vous souhaitez faire le total des checkbox remplis par un client, il vous suffit d'en faire l'addition (checkbox coché = 1, checkbox non coché = 0).

  • Ex:

    • COUNT([checkbox1],[checkbox2],etc.)


Échelle linéaire:

Vous pouvez faire le calcul de la valeur d'échelles linéaires. (additionner, soustraire, multiplier ou diviser).

  • Ex d'addition:

    • [échelle1]+[échelle2]+...

  • Ex de soustraction:

    • [échelle1]-[échelle2]-...


Menus déroulants:

Vous pouvez faire le calcul de la valeur de menus déroulants. (additionner, soustraire, multiplier ou diviser).

  • Ex de multiplication:

    • [Menu1]*[Menu2]+...

  • Ex de division:

    • [Menu1]/[Menu2]+...

⚠️ Attention! Par défaut, les éléments du menu seront par défaut de 0 pour le premier, 1 pour le deuxième, et ainsi de suite.

Pour en changer la valeur, il faut que l'élément soit une donnée, puisqu'elle soit transformée en menu déroulant.

À noter, les menus déroulants n'acceptent pas les nombres décimaux. Une astuce est donc de les multiplier par 10 et ensuite de les diviser par 10 lors du calcul final.

Dans l'exemple précédent, nous avons pris des kilomètres et avon multiplié le chiffre par 10. Au moment du calcul final, nous avons divisé par 10. Nous aurions aussi pu choisir les mètres et multiplier par 1000 lors du calcul final. L'important est de ne pas avoir de décimale dans la section "valeur". La Description peut être n'importe quel caractère, puisqu'il n'influence pas le calcul.

Voici ce que le client verra de son côté:


Données:

  • Ex de la Moyenne:

    • AVERAGE([donnée1],[donnée2],etc.


Vérifier le document une fois créé

  1. Allez dans le dossier d'un client (Test / Dummy).

  2. Créer une intervention de type "Document".

  3. Vérifiez que le comportement de votre formule est celui qui est souhaité:

    • Si ce n'est pas le cas, vous pouvez retourner modifier le document dans l'administration.

    • N'hésitez pas à contacter un Hexpert via la bulle de messagerie pour du support.


Erreurs fréquentes

Erreur au moment de la sauvegarde (Error in formula) :

  • Il y a une erreur ou la référence à un élément dans une formule est manquante.

    • Il suffit de corriger l'erreur ou de retirer la formule pour que le document puisse être sauvegardé.

  • Peut-être causé par (non exhaustif):

    • Intégration d'un caractère spécial non pris en charge par le logiciel. Il peut être dans la formule ou le titre d'un élément.

      • Vous pouvez simplement retirer le caractère afin de corriger l'erreur.

      • Parfois, il peut s'agit d'un accent (é, è, ê, etc.) qui n'est pas pris en compte.

    • Il arrive qu'une mesure négative (qui devrait être positive) crée un message d'erreur.


Complément d'informations

  • Si vous souhaitez créer une donnée personnalisée pour faire votre calcul, cliquez ici pour en savoir plus.

  • Pour en savoir plus sur la création de documents sur mesure, cliquez ici.

  • Pour accéder au tutoriel dans notre Académie, cliquez ici.

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