Hexfit permet de créer des factures et de charger ses clients pour des interventions directement à partir du logiciel.
Étapes préliminaires
Avant de tenter d'utiliser le logiciel, assurez-vous que les étapes préliminaires sont bien remplies. Cliquez ici pour en savoir plus.
Comprendre la facturation
Pour bien comprendre les différentes étapes de la facturation avant de les utiliser, cliquez ici.
⚠️Notez que toutes les étapes apparaîtront au dossier du client en tant qu'interventions. Vous aurez donc un suivi de toutes les modifications que vous avez faites, même dans le cas d'une facture annulée.
Facturer un client - Passez à l'action
Ajouter des interventions à la facture;
Ajouter une ligne à la facture;
Choisir le type de document;
Taxes (optionnel);
Faire payer le client en débitant sa carte de crédit (optionnel);
Procédure permettant au client de payer sa facture par lui même;
Envoyer un rappel au client qu'il a une facture à payer;
Annuler une facture.
1. Ajouter des interventions à la facture
À cette étape, vous pourrez ajouter des interventions que vous aurez faites avec votre client. Ces interventions sont de type texte (et associées à un code d'intervention relié à un prix)
Dans l'exemple ci-bas, vous pourrez voir qu'une rencontre préliminaire a été faite avec le client.
Dans ce cas, nous avions créé un code d'intervention relié à un coût appelé ''Première rencontre''. Le code que nous lui avons attribué est ''PR''.
Une fois que nous l'aurons publié, cette intervention pourra être facturée au client.
Un message apparaîtra, vous demandant de confirmer que vous souhaitez changer le solde de votre client.
Une fois publiée
Une fois confirmée, une note s'affichera dans votre liste d'interventions.
Le solde de votre client sera modifié avec l'ajustement de cette nouvelle intervention. Dans le cas présent, l'intervention était reliée à un prix de 50$. (Nous avons choisi que ce type de rencontre a une valeur de 50$)
Cette intervention apparaîtra aussi dans vos interventions de type ''facturation'' sous forme d'élément pouvant être facturé au client.
⚠️ N.B. À cette étape, le client ne peut toujours pas payer sa facture. Il peut voir qu'il a un solde négatif, mais tant que cette intervention n'aura pas été facturée, il ne pourra pas la payer.
Solde du client
Définition
Dans le dossier du client, vous pourrez voir le solde du client s'afficher.
❗ Ce solde est la somme des éléments NON FACTURÉS au client.
Vous aurez donc le choix de le facturer ou de marquer l'intervention comme gratuite.
Lorsque le client a des interventions facturables (mais pas encore facturées) à son solde, la barre passe du vert au rouge.
Notez que le client peut voir un menu similaire à partir de son compte client. Dès qu'il y a un solde à son dossier, il peut donc le savoir.
Voir les détails
En cliquant sur "voir les détails", vous arrivez à un menu dans lequel vous aurez une vue générale sur tous les éléments séparés par leurs étapes : les éléments non facturés (ou le solde), les éléments facturés (non payés) et les éléments facturés et payés.
RETIRER DE LA FACTURE - METTRE COMME GRATUIT
Retirer de la facture :
En cliquant sur ce bouton, l'intervention disparaîtra de la facture actuelle, mais restera dans le solde du client. Ainsi, il pourra être facturé au client à un moment ultérieur.
Mettre comme gratuit :
Si vous choisissez cette option, l'intervention sera complètement retirée du dossier du client et elle n'apparaîtra plus au solde du client. Attention, cette action est permanente.
Éditer l'intervention
À cette étape, vous pouvez encore modifier l'intervention. Vous pouvez donc changer :
Le code d'intervention et donc le prix qui y est relié ;
La date et l'heure de l'intervention ;
La visibilité de l'intervention ;
Mettre des notes professionnelles ou personnelles afin d'aider votre suivi.
⚠️Une fois facturée au client, l'intervention ne pourra plus être éditée. Vous pourrez par contre "annuler la facture" afin de la modifier.
Cette fenêtre s'ouvrira
2. Ajouter une ligne à la facture
❗ Vous pouvez mettre des soldes négatifs ici. Si vous souhaitez faire un rabais pour un client, ça pourrait être fait ici.
Exemple :
Vous pouvez aussi ajouter ici des éléments qui ne font pas partie de vos codes d'intervention.
Exemple, vous pourriez facturer votre client pour la vente d'un supplément alimentaire ou pour une rencontre hors séance d'entraînement.
3. Choisir le type de document
À cette étape, vous pourrez envoyer une facture que vous aurez créée à votre client. Tant que cette facture n'aura pas été envoyée, le client ne connaîtra pas le solde qui est dû à son professionnel.
Ce document contient généralement des modules permettant de remplir automatiquement la facture avec les interventions créées, calculera les totaux, ainsi que les taxes (si vous en avez sélectionné), mettra vos coordonnées et celle du client. Bref, tout ce que vous aurez choisi d'y mettre.
Cliquez ici pour en savoir plus.
4. Taxes
Si vous possédez un numéro de taxes (vous contribuez aux taxes de votre pays et/ou de votre province. cel correspond également au numéro de TVA ou numéro d'entreprise), vous pouvez les charger à vos clients en sélectionnant celles qui sont applicables pour la facture en question.
Cliquez ici pour en savoir plus.
5. Faire payer le client en débitant sa carte de crédit (optionnel)
Si votre client a mis ses informations de paiement dans son compte, vous pourrez faire payer votre client vous-même.
Vous pourrez passer par la section "solde du client" ou par les "interventions."
❗ Votre client recevra un courriel lorsqu'il aura été chargé afin de l'en avertir.
À partir du solde du client
Pour ce faire, allez dans la section "factures non payées" puis cliquez sur l'option ''payer la facture'' à droite de celle qui est voulue.
À partir des interventions
Vous pouvez aussi faire payer un client qui aurait mis sa carte de crédit dans son compte en allant par les interventions. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "payer".
Une fenêtre contextuelle va alors apparaître. Vous aurez ainsi le choix de "prélever le client" sur sa carte de crédit ou de "marquer comme payé".
Dans le cas où vous choisissez l'option "marquer comme payé", l'intervention sera fermée, mais le client ne sera pas débité sur sa carte de crédit. Ça peut être très utile dans le cas où le client vous aurait payé par un autre moyen (comptant, chèque ou autre).
6. Procédure permettant au client de payer sa facture par lui-même
Pour savoir comment votre client peut payer lui-même ses factures, cliquez ici.
7. Envoyer un rappel au client pour dire qu'il a une facture à payer
À partir de vos interventions, il est possible d'envoyer un rappel au client pour qu'il paye sa facture. Il s'agit du bouton "cloche".
Pour voir apparaître cette option, il faut que l'intervention ait été facturée et ne soit pas encore payée par le client.
8. Annuler la facture
Une fois le client facturé, il est possible d'en faire l'annulation. Pour ce faire, allez sur l'intervention et cliquez sur le " X ".
⚠️ Une fois la facture annulée, elle apparaîtra dans la liste des interventions pouvant être facturées. Elle sera toujours dans le solde du client aussi.
Si vous souhaitez complètement retirer cette intervention du solde du client, vous pourrez alors la marquer comme gratuite.
