Étapes préalables à la prise de rendez-vous
Mettez vos disponibilités dans Hexfit afin de pouvoir prendre des rendez-vous.**
Votre client peut faire de même puisque le système choisira un moment où vous avez des disponibilités communes. Par défaut, le client sera considéré disponible en tout temps.
Définissez aussi au moins un événement modèle que votre client et vous pourrez choisir.
**Vous pouvez aussi synchroniser votre Google Agenda dans le but de gérer les moments disponibles plus facilement. |
Pour entrer vos disponibilités dans Hexfit:
Cliquez sur votre nom, en haut à droite de l’écran.
Choisissez “paramètres”.
Allez sur “disponibilités” dans le haut de l’écran.
Ici, vous pourrez choisir vos disponibilités. Vous pouvez faire:
Une seule plage horaire qui s'étend sur toute la journée.
Plusieurs plages séparées (comme dans l’image plus bas).
Pour ce faire, cliquez simplement sur le bouton “ajouter une disponibilité”. Pour en enlever une, cliquez sur l'icône poubelle.
Vous avez aussi la possibilité d’éditer votre semaine complète avec les mêmes paramètres ou de faire chaque jour différent des autres. Pour ce faire, cliquez sur “éditer chaque jour”.
4. Vous aurez ensuite quatre préférences à choisir au bas de la page:
Préavis minimum: Délai minimum pour qu’un rendez-vous puisse être réservé.
Par exemple, si vous sélectionnez 15 minutes, votre client devra choisir une plage horaire avec au moins 15 minutes avant le rendez-vous.
Dans l'image ci-bas, vous pouvez voir qu'il est 13:30 et que le premier rendez-vous disponible dans la sélection est à 13:45.
Temps tampon: Rembourrage autour des rendez-vous pour lesquelles vous ne pouvez pas être réservé.
Par exemple : Si vous avez sélectionné 30 minutes, cette durée sera “bloquée” avant et après le rendez-vous et rien ne pourra y être ajouté par vos clients.
Incrément de temps de départ: Définissez la fréquence des heures de début de vos rendez-vous
Par exemple : Vos rendez-vous seront espacés de la durée choisie. Donc si vous mettez 00:15 (15 minutes), vos clients pourront choisir un rendez-vous à 9:15, 9:30 ou 9:45 pour la durée établie.
Rappel : Définissez un rappel pour vos clients avant vos rendez-vous.
Votre client recevra un rappel 24 heures avant son rendez-vous si vous sélectionnez la case 24 h.
Modifier ses disponibilités de façon ponctuelle
Grâce à la synchronisation entre Hexfit et un Google Agenda, vous pourrez mettre des plages horaires comme non disponibles pour la prise de rendez-vous facilement.
En mettant des événements "occupés" dans Google, les plages le seront aussi dans Hexfit.
Pour en savoir plus sur la synchronisation de votre Google Agenda avec Hexfit, cliquez ici.